Rabu, 02 Januari 2013

Makalah Faktur Penjualan Barang Ms. Excel 2007


 

MAKALAH

APLIKASI FAKTUR PENJUALAN BARANG

“GLORIA COMPUTER” DENGAN MENGGUNAKAN

MICROSOFT EXCEL 2007



Disusun guna memenuhi tugas matakuliah
Pengenalan Dasar Komputer 1
STKIP PGRI SUMENEP

















Oleh :

Deddy Irawan (1255201146)
Dwiansyah Kurniawan (1255201150)
Kelas 1.A



PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA
SEKOLAH TINGGI KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
PERSATUAN GURU REPUBLIK INDONESIA
(STKIP PGRI) SUMENEP
2 0 1 2


KATA PENGANTAR


Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan YME karena berkat rahmat dan hidayah-Nya penyusunan makalah dengan judul Aplikasi Faktur Penjualan Barang “Gloria Computer” dengan Menggunakan Microsoft Excel 2007 dapat diselesaikan dengan tepat waktu.
Sekarang ini kita sedang memasuki era reformasi. Setiap negara saling berlomba memajukan diri dalam bidang ini. Negara yang tertinggal di bidang Teknologi Informasi akan cenderung tertinggal di bidang-bidang yang lain. Oleh karena itu, negara kita juga harus mempelajari dan mengembangkan bidang ini. Upaya kami menyusun makalah ini demi mengembangkan potensi di bidang Teknologi.
Makalah ini disusun berdasarkan materi yang dibahas dalam perkuliahan mata kuliah Pengenalan Dasar Komputer 1. Materi makalah ini adalah Microsoft Excel.
Akhir kata, kami menyadari bahwa makalah ini tidak lepas dari kekurangan. Oleh karena itu, kami mengharapkan sumbang saran yang konstruktif demi tercapainya kesempurnaan untuk penyusunan berikutnya.


Sumenep, Januari 2013

Penyusun



BAB I
PENDAHULUAN


A.    Latar Belakang
Microsoft Excel (MS-Excel) merupakan program aplikasi spreadsheet (lembar kerja elektronik) canggih yang paling populer dan paling banyak digunakan saat ini. Microsoft excel yaitu sebuah perangkat lunak yang biasa digunakan dalam perhitungan statistik dan lainnya. Excel akan sangat membantu kita dalam hal menghitung, memproyeksikan, menganalisa dan mampu mempresentasikan data dalam bentuk tabel dengan berbagai jenis tabel yang disediakannya, mulai dari bentuk Bar, Grafik, Pie, Line dan banyak lagi.
Excel 2007 merupakan pengembangan dari excel versi sebelumnya yang lebih ditingkatkan fungsinya dan dikonsentrasikan agar spreadsheet ini lebih familiar (mudah dipakai), lebih fleksibel, lebih mudah di integrasikan dengan program office lainnya dan yang tak kalah penting adalah kemampuan untuk langsung berhubungan dengan internet. Walaupun demikian, Excel 2007 ini akan selalu dikembangkan oleh pihak Microsoft sehingga akhirnya kita betul-betul dimanja oleh software Microsoft ini.
Dalam makalah ini kami menjelaskan mengenai cara menggunakan Microsoft Excel. Karena fungsi Microsoft Excel sangat berperan penting dalam setiap pengaplikasian yang berupa penghitungan dan statistik. Kita dapat dengan mudah menghitung hasil pembelian dan penjualan barang, ataupun membuat laporan keuangan khusus yang memerlukan perhitungan2 tertentu serta dengan menampilkan gambar dan grafik. Maka semua itu dapat di selesaikan dengan Microsoft Excel. Hal inilah yang menjadi salah satu alasan kami menyusun makalah Microsoft Excel ini demi menunjang kemudahan dalam proses penghitungan dan statistik.

B.    Rumusan Masalah
1.     Apa definisi dan fungsi Microsoft Excel?
2.     Bagaimana cara menggunakan Microsoft Excel dengan baik dan benar?
3.     Bagaimana cara menggunakan Microsoft Excel dalam membuat aplikasi faktur penjualan barang?

C.    Tujuan
1.     Mengetahui definisi dan fungsi Microsoft Excel
2.     Mengetahui cara menggunakan Microsoft Excel dengan baik dan benar.
3.     Dapat mengaplikasikan Microsoft Excel dalam operasi membuat dan menghitung hasil penjualan barang.


BAB II
PEMBAHASAN


1.     Definisi Microsoft Excel
Microsoft excel adalah program aplikasi yang banyak digunakan untuk membantu menghitung, memproyeksikan, menganalisa, dan mempresentasikan data. Disini kita akan banyak bersinggungan dengan metode-metode pembuatan tabel dan grafik yang sangat dibutuhkan sekali dalam penyusunan data-data sekolah, hasil-hasil penelitian, maupun dalam pembuatan makalah pribadi. Beberapa fungsi yang dapat mempermudah dalam pengoperasian Microsoft Excel :
a)     Kalkulasi, dengan program ini kita bisa melakukan kalkulasi atau penghitungan dengan mudah, baik penghitungan yang sederhana maupun dengan rumus-rumus yang sangat kompleks.
b)    Grafik, dengan program ini kita bisa mempresentasikan data kita dalam bentuk grafik yang komunikatif.
c)     Komunikasi, dengan program ini kita juga bisa berkomunikasi dengan pengguna (user) lain. Program ini sudah dirancang untuk bisa saling bertukar informasi dalam bentuk jaringan dimana orang lain bisa membuka lembar kerja kita dari terminal (komputer) yang berlainan, bahkan ia juga bisa melakukan perubahan pada lembar kerja yang sama pada saat yang bersamaan pula.
d)    Internet, suatu saat mungkin kita akan mengirim data dalam bentuk tabel atau grafik pada orang lain di tempat di seluruh dunia, Microsoft Excel bisa melakukanya dengan baik sekali.
e)     Otomatis, dengan Excel kita bisa menggunakan otomatisasi penghitungan data yang kita ketikan. Dengan perumusan yang benar, maka Excel akan langsung melakukan perubahan secara otomatis terhadap data kita setiap kali mengalami perubahan.
f)     Aplikasi, Microsoft Excel dapat membantu kita merancang aplikasi siap pakai, yaitu dengan fasilitas macro.

A.    Cara Menggunakan Microsoft Excel
1.     Menu dan icon pada Microsoft Excel
Menampilkan judul program dan dokumen aktif atau nama file dari lembar kerja yang aktif. Icon-icon mewakili penggunaan program aplikasi pada sub-sub menu.
2.     Office Button
Berisi barisan perintah untuk pengoperasian Program yang standar misalnya membuat dokumen baru, membuka dokumen lama, menyimpan, mencetak dan mempublish dokumen.
3.     Akses Cepat Toolbar (Quick Access Toolbar)
Merupakan sarana yang disediakan Microsoft Excel untuk mempercepat akses berkomunikasi dengannya misalnya menyimpan, mencetak dan sebagainya.
4.     Toolbar
Merupakan deretan tool-tool (gambar-gambar) yang mewakili perintah dan berfungsi untuk mempermudah dan mempercepat pengoperasian program.
5.     Help
Bila kita ingin bertanya sesuatu, maka ketik pertanyaan anda pada tempat tersebut. Ms. Excel akan memberikan alternatif jawaban terhadap pertanyaan yang dimaksud.
6.     Lembar Kerja (Workbook)
Baris ini berisikan informasi halaman, section, letak insertion point dan tombol pengendali.
7.     Cell
Merupakan cursor aktif dimana kita dapat melakukan entri data dan pengoperasian data-data yang kita masukkan tersebut.

B.    Kelebihan dan Kelemahan Microsoft Excel
Kelebihan Microsoft Excel
1.     Excel 2007 mempunyai kemampuan menampung data yang cukup besar dengan 1 juta baris dan 16.000 kolom dalam 1 sheet. Jadi dalam 1 sheet bisa menampung jawaban 1 juta responden dan 16 ribu jawaban/pertanyaan.
2.     Excel 2007 format yang paling populer dan fleksibel jadi sebagian besar software data entry ada fasilitas konversi ke format excel atau format lain yang bisa dibaca excel. Atau jika dibutuhkan kita bisa konversi balik dari excel ke software statistik lainnya. Saya sudah buat artikel konversi data besar ke Excel
3.     Dengan memanfaatkan fungsi VLOOKUP dan HLOOKUP, kita bisa mengkontrol identitas responden untuk keperluan transfer informasi antar tabel, antar sheet atau antar file excel. Artikel saya tentang penggunaan Vlookup bisa dibaca.
4.     Dengan Pivot Tables, kita bisa kerja lebih efektif karena semua tabel summary yang kita rencanakan bisa kita buat dahulu walaupun data belum masuk semua. Setiap ada data masuk otomatis pivot table akan me-refresh sehingga tabel akan terupdate sendiri. Ini yang saya belum temukan di SPSS, kecuali kita jago membuat syntax dan saya yakin banyak orang yang tidak hobby main syntax.

Kelemahan Microsoft Excel
  1. Pivot tabel yang menyertakan banyak kolom/pertanyaan menghasilkan tabel berupa crosstab atau nested. Jadi mau tidak mau membuat 2 tabel pivot untuk masing-masing pertanyaan/kolom. Kendalanya adalah kita harus memperhitungkan jumlah kategori jawaban yang akan ditabelkan, karena pivot otomatis akan menggunakan kolom dan baris baru ke samping/kebawah sehingga jika di samping atau dibawah ada tabel pivot lain, maka akan error.
  2. Untuk tabel yang besar dengan ukuran file lebih dari 10MB, maka setiap editing/updating data, maka secara default excel akan melakukan proses Workbook Calculating yang kecepatannya tergantung dari processor dan ram komputer. Ini cukup memakan waktu pengolahan data. Tetapi kendala ini bisa dipecahkan dengan mematikan proses calculating otomatis menjadi Calculating Manual artinya calculating akan dilakukan setiap kita akan save file excel tersebut. Cara ini cukup efektif dilakukan dengan resiko jika file tertutup tidak sengaja atau komputer mati tiba-tiba kita bisa kehilangan data kita. Caranya klik tombol office > Excel Options > Formulas > Calculation Options, pilih Manual dan Recalculate Workbook before saving.
  3. Untuk membuat kolom baru yang berisi pengkategorian dari sebuah kolom/jawaban pertanyaan, atau membuat filter responden; kita harus membuat rumus excel baik rumus matematika, logika maupun text. Banyak orang yang tidak suka dengan hal ini karena di SPSS misalnya, kita dengan mudah untuk melakukan filter atau pengkategorian jawaban baru.

C.    Macam-macam formula
  1. =SUM(…)
Fungsinya : Untuk melakukan penjumlahan
Bentuk umum : =SUM(range sel)
Contoh : Misalkan kita akan menjumlahkan dari sel H5 sampai sel H15
Penulisan : =SUM(H5:H15)
  1. =COUNT(…)
Fungsinya : Untuk melakukan counter
Bentuk umum : =COUNT(range sel)
Contoh : Misalkan kita akan menghitung jumlah pegawai yang berada di sel B5 sampai sel B15
Penulisan : =COUNT(B5:B15)
  1. =MAX(…)
Fungsinya : Untuk mencari nilai maksimum (terbesar)
Bentuk umum : =MAX(range sel)
Contoh : Misalkan kita ingin menetukan nilai terbesar dari sederetan sel yang berada di sel F1 sampai sel F17
Penulisan : =MAX(F1:F17)
  1. =MIN(…)
Fungsinya : Untuk mencari nilai minimum (terkecil)
Bentuk umum : =MIN(range sel)
Contoh : Misalkan kita ingin menentukan nilai terkecil dari sederetan sel yang berada di sel F1 sampai sel F17
Penulisan : =MIN(F1:F17)
  1. =AVERAGE(…)
Fungsinya : Untuk mencari nilai rata-rata
Bentuk umum : =AVERAGE (range sel)
Contoh : Misalkan kita ingin mengetahui nilai rata-rata dari sel A11 sampai A17
Penulisan :=AVERAGE(A11:A17)
  1. =ABS(…)
Fungsinya : Untuk mengubah angka angka yang ada dalam daftar argumennya menjadi bilangan mutlak (absolut)
Bentuk umum : =ABS(range sel)
Contoh : Misalkan kita bermaksud mengetahui secara mutlak dari sel yang kita aktifkan, misal di sel F17
Penulisan : =ABS(F17)
  1. =SQRT(…)
Fungsinya : Untuk menghitung akar dari bilangan X. Bilangan X tidak boleh negatif
Bentuk umum : =SQRT(range sel)
Penulisan : = SQRT(25)
  1. =IF(…;…;…)
Fungsinya : Untuk mengecek apakah nilai yang kita gunakan sebagai kunci benar atau salah (memenuhi syarat atau tidak)
Bentuk umum : =IF(logical_test;Value_if_true;Value_if_false)
Contoh : Misalkan kita akan mengetahui harga barang di suatu sel yang berada di sel F17 dengan ketentuan sebagai berikut. Jika merk Toshiba dengan kode Ts maka harganya 3.000.000, jika merk Acer dengan kode A1 maka harganya 2.500.000. Penulisan : =IF(F17=”Toshiba”;3000000;IF(F17=”Acer”;2500000;0))
artinya jika kolom F17 adalah barang dengan merk Toshiba, maka harga barang adalah Rp. 3.000.000,- jika merk Acer maka harga barang adalah Rp. 2.500.000,-.
Keterangan : Jika kondisi di sel F17 terpenuhi, maka kerjakan Value_if_true, jika kondisi di sel F17 tidak terpenuhi, maka kerjakan Value_if_false
  1. =DATE(Year,Month,Date)
Fungsinya : Untuk menghitung jumlah hari
Contoh : =DATE(73,8,11)  26887 hari
  1. =VLOOKUP
Fungsinya : Untuk pembacaan suatu tabel secara vertikal
Bentuk umum : =VLOOKUP(lookup_value ; table_array ; Col_ index_num ; Range_lookup)
  1. =HLOOKUP
Fungsinya : Untuk pembacaan suatu tabel secara horizontal.
Bentuk umum : =HLOOKUP(lookup_value ; table_array ; Col_ index _num; Range_lookup)
  1. =LEFT(…;…)
Fungsinya : Untuk mengambil sejumlah karakter pada sebuah teks dari sebelah kiri
Bentuk umum :=LEFT(teks;jumlah karakter yang diambil)
Contoh : Misal kita akan mengambil karakter yang ada di sel F17 (Februari) sebanyak 3 huruf
Penulisan : =LEFT(F17;3)  hasilnya Feb
  1. =RIGHT(…;…)
Fungsinya :Untuk mengambil teks sejumlah karakter tertentu dari sebuah kanan
Bentuk umum :=RIGHT(teks;jumlah karakter yang diambil)
Contoh :Misal kita akan mengambil karakter yang ada di sel F17 (Februari) sebanyak 3 huruf
Penulisan :=RIGHT(F17;3)  hasilnya ari
  1. =MID(…;…;…)
Fungsinya : Untuk mengambil sejumlah karakter tertentu pada sebuah teks dari kedudukan tertentu
Bentuk umum :=MID(teks;start_number; number_char)
Contoh : Misal kita akan mengambil karakter baru yang ada di sel F17 (Februari)
Penulisan : =MID(F17:3:3)

D.    Langkah-Langkah Membuat Aplikasi Faktur Penjualan Barang “Gloria Computer”.
Faktur penjualan sudah tidak asing lagi bagi yang bergelut dalam hal hitung menghitung jumlah barang dan harga barang. Faktur jual beli merupakan informasi penting yang mutlak harus terselenggara untuk setiap kegiatan jual beli dalam jumlah besar. Dari yang sekedar hanya ingin mengetahui banyaknya barang dan jumlah harga yang harus dibayar sampai kepada pengolahan data lebih lanjut untuk kepentingan pengolahan laporan keuangan atau akuntansi.
Faktur penjualan ini merupakan data yang perlu diolah lagi menjadi informasi yang lengkap dan bisa dipadukan jika sewaktu-waktu dibutuhkan kebenaran datanya. Di sini kita hanya membicarakan bagaimana membuat Faktur penjualan sederhana & aplikatif melalui Microsoft Excel, yang mana dengan aplikasi tersebut sudah dapat memberikan informasi yang memadai untuk membuat sebuah keputusan.

Langkah-langkah yang dapat kita lakukan yaitu :
  1. Membuka program aplikasi Microsoft Excel dengan cara :
a)     Klik start pada tampilan awal desktop yang letaknya di pojok kiri bawah.
b)    Pilih Microsoft Office.
c)     Kemudian Klik Microsoft Office Excel 2007, hingga muncul jendela program aplikasi Microsoft Excel 2007.
  1. Buatlah tabel dengan beberapa judul tabel yang dibutuhkan pada kolom-kolom yang tersedia. Misal (nomor, kode barang, jumlah barang yang dibeli, harga barang per unit, jumlah harga, diskon, total harga, dst)
  2. Buatlah ketentuan-ketentuan
(Misal :   * Jika Merk Toshiba maka kode barang di gudang menggunakan Ts sedangkan di kasir menggunakan angka 4 maka, harga per unit adalah Rp. 3.000.000,-.
              *   Jika jumlah harga melebihi Rp. 10.000.000,- maka mendapat potongan/diskon sebesar 10 % dari jumlah harga.
  1. Setelah tabel faktur penjualan terbuat maka isilah tabel tersebut dengan Kode-kode yang sesuai dengan barang yang terjual. Kemudian isilah juga kolom-kolom dengan rumus-rumus sesuai dengan ketentuan yang ada yaitu :
ü  Kolom kode barang di gudang diisi secara manual sesuai merk barang yang terjual.
ü  Kode barang di kasir diisi dengan menggunakan rumus :
=IF(B11="A1";1;IF(B11="A2";2;IF(B11="A3";3;IF(B11="Ts";4))))

ü  Merk barang diisi dengan menggunakan rumus :
=IF(B11="A1";"Acer";IF(B11="A2";"Axio";IF(B11="A3";"Asus";IF(B11="Ts";"Toshiba"))))
ü  Jumlah pembelian diisi secara manual sesuai banyaknya jumlah barang yang terjual pada merk tertentu.
ü  Harga per unit diisi dengan menggunakan rumus :
=IF(C11=1;2000000;IF(C11=2;4000000;IF(C11=3;2500000;IF(C11=4;3000000))))
ü  Jumlah harga diisi berdasarkan jumlah pembelian barang yaitu dengan menggunakan fungsi formula :
=F11*E11
ü  Diskon diisi dengan menggunakan rumus :
=IF(G11>=10000000;G11*10%;0)
ü  Total harga diisi berdasarkan jumlah harga dikurangi diskon yaitu dengan menggunakan rumus :
=G11-H11

Jika nilai-nilai dan kode barang mengikuti seperti gambar di bawah dan menggunakan faktur kosong yang isinya sama dengan gambar, maka bisa dinilai benar apabila nilainya sama seperti yang terdapat pada gambar dibawah ini.
BAB III
PENUTUP

A.    Kesimpulan
Kesimpulan dari penyusunan makalah ini adalah sebagai berikut :
ü  Membahas tentang pengertian dan penjabaran tentang Microsoft excel 2007 beserta fungsi-fungsi yang dapat digunakan dalam Microsoft excel 2007.
ü  Menjelaskan bagaimana cara mengaplikasikan Microsoft Excel dengan baik dan benar dalam proses penghitungan dan statistik.
ü  Menjelaskan bagaimana cara membuat aplikasi faktur penjualan barang yang dapat mempermudah dan mempercepat proses penghitungan dan mengambil data-data yang kita butuhkan.

B.    Saran
ü  Lebih memahami definisi dan penjabaran Microsoft excel versi 2007 dan versi-versi selanjutnya.
ü  Mempelajari lebih mendalam pada penggunaan rumus-rumus dan fungsi-fungsi formula agar dapat mempermudah dan mempercepat proses penghitungan dan mengetahui data yang berupa statistik.
ü  Memperjelas pengguna faktur pajak dalam hal mengentri data agar tidak terjadi kekeliruan dalam menghitung total harga yang harus dibayar.

DAFTAR PUSTAKA


Diknas.Kurikulum 2004 Teknologi Informasi dan Komunikasi.
Budi Permana.2000.Microsoft Excel 2007.Jakarta : Exel Media Komputindo.
Puji Nugroho.1995.Kumpulan Soal – soal Ujian Negara Lotus.Jakarta : Elex Media Komputindo.
Fauzi,A., Johar Arifin, dan M. Farikhudin.1999.Aplikasi Excel dalam Financial Terapan.Jakarta : Elex Media Komputindo.




Tidak ada komentar:

Poskan Komentar